Como Funciona a Central de Compliance

A Central de Compliance ajuda sua loja a identificar clientes e movimentações que precisam de mais atenção.
Você define o que deseja monitorar e a MsB Manager acompanha as transações para você.
Quando um cliente atinge um dos limites definidos pela sua loja, um alerta é criado para sua equipe verificar.

Importante: receber um alerta não significa que o cliente fez algo errado. O alerta apenas informa que uma situação que sua loja decidiu monitorar precisa ser analisada.

Entendendo os Tiers

Os tiers ajudam a separar os clientes de acordo com o nível de acompanhamento definido pela sua loja.

Tier 1 — Acompanhamento normal
Clientes que ainda não atingiram os limites de monitoramento definidos pela loja.
Tier 2 — Atenção
Clientes que atingiram um limite que sua loja decidiu acompanhar mais de perto.
Tier 3 — Análise adicional
Clientes que atingiram um nível em que sua loja pode querer realizar verificações adicionais, de acordo com seu programa de compliance.

Os tiers não determinam automaticamente o que sua loja deve fazer. Eles ajudam sua equipe a identificar quando é hora de olhar uma situação com mais atenção.

Você escolhe o que quer monitorar

A MsB Manager já vem com limites iniciais de monitoramento configurados para facilitar o uso da Central.

Na tela de Configurações, sua loja pode revisar esses valores, alterá-los ou desativar aquilo que não deseja monitorar.

Os limites iniciais são apenas um ponto de partida. Cada loja deve utilizar limites e procedimentos adequados ao seu próprio programa de compliance e à sua operação.

Atualmente, a MsB Manager pode monitorar:

• volume enviado;
• quantidade de remessas realizadas dentro do período.

Você não precisa monitorar todas as situações.
Por exemplo, sua loja pode acompanhar volume nos Tiers 2 e 3, mas quantidade de remessas somente no Tier 2.
Os alertas serão emitidos de acordo com os limites que estiverem ativos nas Configurações da sua loja.

Exemplo: Imagine que sua loja esteja utilizando os seguintes limites:
Tier 2

• Volume: US$ 3.000
• Quantidade: 6 remessas

Tier 3

• Volume: US$ 9.000
• Quantidade: 10 remessas

Ao atingir um desses limites, o cliente aparecerá na Central de Compliance.
Sua equipe poderá então analisar o caso e decidir se alguma ação é necessária.
Dependendo dos procedimentos da sua loja, isso pode incluir conferir as informações do cliente, armazenar uma identificação, perguntar sobre o motivo ou a frequência das remessas ou solicitar documentação adicional.

Por que monitorar também a quantidade de remessas?

Nem sempre é apenas o valor total enviado que merece atenção.

Um cliente realizando várias remessas em um período curto também pode representar uma mudança no comportamento normal e justificar uma análise mais cuidadosa.
Por isso, a MsB Manager permite que sua loja monitore volume e quantidade separadamente.
Sua loja decide quais situações deseja acompanhar.

O que minha loja pode fazer em cada situação?

Além de escolher os limites que deseja monitorar, é importante definir o que sua equipe deve fazer quando um alerta aparecer.

Não existe uma única ação que sirva para todas as lojas ou todos os clientes. O procedimento deve considerar o programa de compliance da sua empresa e as circunstâncias de cada caso.
Para ajudar sua loja a criar um padrão, veja alguns exemplos:

🟡 Tier 2 — Volume

O cliente atingiu um volume de envios que merece mais atenção.

Sua loja pode, por exemplo:

• conferir se as informações cadastrais do cliente estão atualizadas;
• armazenar uma cópia de um documento de identificação;
• entender a origem ou a finalidade das remessas, quando necessário;
• registrar no cadastro alguma informação relevante para futuras análises.

Exemplo: sua loja definiu US$ 3.000 como Tier 2. Quando um cliente atingir esse volume, a equipe pode conferir o cadastro e garantir que existe uma identificação válida armazenada.

🟡 Tier 2 — Quantidade de remessas

O cliente realizou uma quantidade de remessas que merece mais atenção.

Sua loja pode, por exemplo:

• observar para quem as remessas estão sendo enviadas;
• verificar se existem muitos destinatários diferentes;
• perguntar ao cliente o motivo ou a finalidade das remessas, quando fizer sentido;
• registrar a explicação no cadastro para que outros funcionários tenham acesso à informação.

Exemplo: um cliente realizou 6 remessas em um período curto. A equipe verifica o histórico, entende o motivo da frequência e registra a informação no cadastro.

🔴 Tier 3 — Volume

O cliente atingiu um volume mais elevado e sua loja pode decidir realizar uma análise adicional antes de continuar realizando novas transações.

Dependendo dos procedimentos da loja, ela pode:

• revisar as informações e o histórico do cliente;
• solicitar informações adicionais sobre a origem dos recursos;
• solicitar documentação que ajude a comprovar a origem dos recursos, quando apropriado;
• solicitar documentação relacionada à finalidade das transações;
• encaminhar o caso para o responsável pelo compliance antes de continuar.

Exemplo: sua loja utiliza US$ 9.000 como Tier 3. Ao atingir esse valor, a política da loja pode determinar uma análise adicional ou a solicitação de documentação antes de novas transações.

🔴 Tier 3 — Quantidade de remessas

Uma quantidade muito alta de remessas pode justificar uma análise mais cuidadosa, mesmo quando o volume total não é elevado.

Sua loja pode:

• revisar as transações realizadas no período;
• verificar valores, datas e destinatários;
• procurar entender por que o cliente está realizando tantas remessas;
• verificar se existe uma explicação razoável para o padrão observado;
• registrar a análise realizada;
• encaminhar situações que continuem causando preocupação ao responsável pelo compliance.

Importante: muitas remessas não significam automaticamente que existe um problema. O objetivo do alerta é garantir que um comportamento fora do padrão não passe despercebido.

Crie um procedimento simples e consistente

Você não precisa criar um processo complicado.

Por exemplo, sua loja pode estabelecer:

Tier 1: atendimento normal.

Tier 2 por volume: conferir cadastro + manter identificação válida + registrar informações relevantes.
Tier 2 por quantidade: revisar as remessas + entender o motivo da frequência + registrar a explicação.
Tier 3 por volume: realizar análise adicional + solicitar documentação quando necessário + encaminhar ao responsável pelo compliance.
Tier 3 por quantidade: revisar o padrão das transações + entender a finalidade + documentar a análise + encaminhar quando necessário.

O mais importante é que sua equipe saiba quando prestar mais atenção, o que verificar e como registrar o que foi feito.
Os valores e procedimentos devem ser definidos pela própria loja de acordo com seu programa de compliance, seus riscos e as exigências aplicáveis ao negócio.

O que fazer quando aparecer um alerta?

É simples:

1. Abra o alerta.
2. Veja por que ele foi gerado.
3. Analise o histórico e as informações do cliente.
4. Tome alguma ação, caso seja necessário.
5. Registre um breve resumo e marque o alerta como verificado.

A verificação também será registrada no histórico do cliente, junto com o usuário responsável.

Clientes com limites diferentes

Alguns clientes podem ter uma movimentação maior que o padrão da loja e possuir documentação que justifique essa atividade.

Nesses casos, é possível estabelecer um limite específico para aquele cliente.

Exemplo: Sua loja utiliza US$ 9.000 como limite de monitoramento de volume.

Um cliente apresenta documentação válida que justifica uma movimentação maior, e sua loja decide aprovar um limite de US$ 20.000 para ele.
Na aba Limites por Loja, a loja pode:

1. selecionar a Prova de Fundos armazenada no cadastro;
2. avaliar o documento;
3. definir o limite aprovado para aquele cliente.

Enquanto a documentação estiver válida, o limite específico será utilizado no monitoramento daquele cliente.
Assim, o cliente não continuará gerando alertas apenas por ultrapassar o limite geral da loja. Um novo alerta será gerado quando ele ultrapassar o limite aprovado especificamente para ele ou quando a documentação utilizada para essa aprovação expirar.

Esse recurso é opcional. Se sua loja não trabalha com limites individuais baseados em Prova de Fundos, você pode continuar utilizando apenas os limites gerais definidos nas Configurações.

Histórico auditável do cliente

Na aba Histórico (dentro do cadastro do cliente), a MsB Manager registra alterações importantes realizadas no cadastro.

Por exemplo:

• documentos adicionados ou excluídos;
• alterações realizadas;
• avaliações de Prova de Fundos;
• limites aprovados;
• alertas verificados.

O registro também identifica qual usuário realizou a ação.
Isso ajuda sua loja a manter um histórico organizado e permite que diferentes funcionários sigam o mesmo processo.

O mais importante: crie um padrão para sua loja

Os limites da Central de Compliance devem refletir os procedimentos definidos no programa de compliance da sua própria loja.

Depois de definir o que será monitorado, é importante que a equipe conheça esse padrão e o aplique de forma consistente.
Sua loja define o padrão. A MsB Manager monitora as transações e ajuda sua equipe a identificar quando alguma coisa precisa de atenção.