Como armazenar documentos dos clientes corretamente

Armazenar os documentos dos clientes de forma organizada e segura é essencial para garantir a conformidade com as normas e facilitar auditorias. Se o cliente ainda não tiver cadastro, você precisará primeiro criar o cadastro e salvar as informações. Em seguida, poderá pesquisar pelo cliente e armazenar seus documentos. Siga este tutorial simples para aprender como armazenar os documentos dos seus clientes de maneira eficiente.

1️⃣ Criando o Cadastro do Cliente

Caso o cliente ainda não esteja registrado, clique aqui e siga esse tutorial para criar o cadastro. Após criar o cadastro do cliente, você poderá pesquisar por ele na lista de clientes.

2️⃣ Pesquisando um Cliente Existente

Se o cliente já estiver registrado:

• Pesquisar por um cliente: Na página de Clientes, use a barra de pesquisa para buscar pelo nome ou telefone do cliente. Clique no nome do cliente desejado para abrir a página de cadastro.

Uma vez na página de cadastro do cliente, siga os passos abaixo para armazenar os documentos:

1. Navegue até a seção "Documentos": Role para baixo até encontrar a seção chamada "Documentos" na página de cadastro do cliente.

2. Clique no botão azul de arquivo: Na seção de documentos, clique no botão azul de "Arquivo". Isso abrirá a pasta de arquivos do seu computador.

3. Selecione o documento desejado: Escolha o arquivo (pode ser uma imagem ou um PDF) que deseja fazer upload e clique em "Abrir".

4. Renomeie o arquivo e adicione as informações necessárias: Após o arquivo ser selecionado, você pode renomeá-lo para facilitar a identificação. Além disso, será necessário preencher dois campos:

   • Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento (ex: RG, Passaporte, Driver License, Green Card, etc.).
   • Data de Validade: Insira a data de validade do documento (ex: 2025-03-02).

5. Clique no botão azul de upload: Após preencher as informações, clique no botão azul de "Upload" à direita para armazenar o documento no sistema.

Pronto, agora o documento arquivado aparecerá assim:

4️⃣ Alerta de Documentação Vencida

Quando o documento de um cliente estiver vencido, o sistema mostrará um alerta no topo da tela de cadastro do cliente, como na imagem abaixo, indicando que um novo documento precisa ser solicitado e armazenado. Para evitar esses alertas, o cliente precisa ter pelo menos um documento válido armazenado.

5️⃣ Armazenamento de Prova de Fundos

Abaixo da seção "Documentos", você encontrará a seção "Prova de Fundos". Nessa seção, você pode armazenar documentos adicionais necessários, como comprovantes de endereço, declarações fiscais (tax returns), holerites (paystubs), entre outros.

• Armazenar documentos de prova de fundos: O processo é o mesmo que o de armazenamento dos documentos principais. Basta clicar no botão azul de arquivo, escolher o tipo de documento e a data de validade.

E os documentos arquivados ficam como nesse exemplo:

6️⃣ Relatórios e Auditorias

Quando for necessário gerar relatórios para auditorias, os documentos armazenados serão incluídos automaticamente nos relatórios de cada cliente. Isso facilita muito o processo de auditoria, pois você não precisará procurar manualmente os documentos, eles estarão prontos e acessíveis diretamente nos relatórios exportados.

Resumo

• Armazenar documentos: Selecione o arquivo, adicione o tipo de documento e a data de validade, e faça o upload.
• Alertas de vencimento: O sistema avisa quando os documentos estão vencidos e precisam ser atualizados.
• Prova de fundos: Armazene documentos adicionais, como comprovantes de endereço, quando necessário.
• Relatórios: Todos os documentos serão automaticamente incluídos nos relatórios de cada cliente, facilitando auditorias.
  
  

Com essas etapas simples, você garante que todos os documentos dos seus clientes estejam armazenados corretamente e de acordo com as regras de compliance, além de facilitar a consulta e auditorias sempre que necessário.